Ein mutiger Ort für Mobilität der Zukunft: Die ÖBB Open Innovation Factory

Im Herzen von Wien findet in der ÖBB Open Innovation Factory eine transformative Reise statt. Der im März 2023 eröffnete Innovation Hub in der neuen ÖBB-Zentrale ist nicht einfach nur ein physischer Ort. Er ist das Epizentrum einer Vision – „Mobility as a Commons“. 

Wie eine Besucherin treffend bemerkte: „Die ÖBB haben mit diesem Raum einen mutigen Schritt getan!“ Und sie muss es wissen, denn sie ist bei einem der innovativsten Immobilienentwickler Europas für Innovationen zuständig.

Was ist die Geschichte hinter der Open Innovation Factory und welche Rolle spielte theLivingCore dabei? Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus.

Das Mobilitatsmanifest

Von 2019 bis 2020 entwickelte das Open Innovation Team der ÖBB gemeinsam mit verschiedenen externen Stakeholdern das Mobilitätsmanifest, das als Gründungsdokument für eine breite Mobilitäts-Community dienen sollte: etablierte Unternehmen, Start-ups, Organisationen aus dem öffentlichen Sektor und der Wissenschaft.

Die Ziele:

• Impulse für neue Mobilitätskonzepte geben und 
• die Mobilität in Österreich mit dem Fokus auf Klimaschutz und soziale Verantwortung weiterentwickeln.

Die ÖBB verfolgten bereits seit mehreren Jahren eine Strategie der Standortkonsolidierung und fanden schließlich in der Lassallestraße eine geeignete Immobilie: Die neue Zentrale umfasst rund 46.000 Quadratmeter und bietet Platz für 1.700 ÖBB-MitarbeiterInnen.

Wie sind wir an dieses Projekt herangegangen, um der “Community Creates Mobility” ein Zuhause und einen Raum für Innovation zu geben?

Was ist der Purpose? – Orientierung geben für strategische Entscheidungen

Als Peter, der Leiter des Open Innovation Teams der ÖBB, uns einlud, den gesamten Designprozess zu konzipieren und umzusetzen, wollten wir zunächst Klarheit über den Zweck des Raums sowie die Zielgruppe schaffen.

Dies war der erste wichtige Meilenstein im Projekt und die Entscheidung fiel uns nicht leicht, denn sie warf vor allem organisatorische und kulturelle Fragen auf, wie zum Beispiel:

• Wie kann innerhalb einer etablierten, staatlichen Organisation ein Mentalitätswandel hin zu Zusammenarbeit, Agilität und Prototyping erreicht werden?
• Wie offen können wir einen Raum gestalten, der sich in einem Gebäude mit ÖBB-Branding befindet? 
• Wie werden Personen, die nicht bei den ÖBB beschäftigt sind, Zugang zu diesem Raum haben?
• Kann der Raum anders aussehen als die umliegenden Büros?
• Wie sollen die Regeln der Zusammenarbeit aussehen? Gibt es einen „Verhaltenskodex“, an den sich alle, die dort arbeiten, halten müssen?
• Sollen Besprechungsräume buchbar sein – wenn ja, für welchen Zweck?
• Kann man vorbeikommen und “einfach so” dort arbeiten?
  • Und wenn ja, ist der Kaffee dann kostenlos?
• Wie gehen wir mit Fragen zu Accessibility und Sicherheit um?

Die Gestaltung eines neuen Ortes ist eine einzigartige Möglichkeit, organisatorische Veränderungen zu initiieren. Die Veränderungen in der Organisation werden durch den Raum unterstützt und manifestieren sich in ihm. Eine erfolgreiche und nachhaltige Raumgestaltung erfordert Klarheit darüber, wohin die Organisation gehen will, was sie erreichen will und worauf die Arbeit ausgerichtet sein soll.

Kernprozessmodell

Unsere Stärke ist es, eine hochkomplexe Zielsetzung in ein komprimiertes Kernprozessmodell zu gießen. Dieses Kernprozessmodell:

• beschreibt eine Organisation und ihre Ziele auf einer hochgradig aggregierten Ebene und erfasst das Wesentliche des Ziels, ohne seine Komplexität aus den Augen zu verlieren.
• stellt die Essenz der Absichten, Aktivitäten, Beziehungen und Zukunftspotenziale einer Organisation dar.
• ist der Masterplan, auf dem alle nachfolgenden Realisierungsschritte basieren (wie Architektur, Innenarchitektur, Betriebsmodell, Kommunikation, Strategie, Organisationsdesign usw.).

Basierend auf unseren Recherchen, generativen Interviews und Co-Creation-Workshops mit Stakeholdern haben wir 5 Kernprozesse für die ÖBB Open Innovation Factory vorgeschlagen.

Kernprozess 1: Anziehen und willkommen heißen 

Bei diesem Kernprozess geht es darum, Menschen willkommen zu heißen und sie in die Gemeinschaft einzuladen. Ziel ist es, Neugierde zu wecken und den Wunsch, Innovationen zu entwickeln, zu lernen und sich über Mobilität auszutauschen.

Diesen Kernprozess als Besucher zu erleben ist deshalb so wichtig, weil:

• Neues und Innovation immer mit einer gewissen Unsicherheit verbunden sind. Umso wichtiger ist es, die Menschen authentisch willkommen zu heißen und ihnen ein Gefühl der Sicherheit zu geben, im Sinne von „Wir freuen uns, dass du mutig genug bist, hier zu sein.“
• Innovation oft nicht greifbar ist. Hier bietet sich die Gelegenheit, Innovation niederschwellig zu erleben: „Innovation zum Anfassen“, die Lust macht, selbst innovativ zu sein.
• Für erfahrene Innovatoren ist dieser Kernprozess wichtig, weil er ein Gefühl der „intellektuellen/kulturellen Heimkehr“ schafft – sie erkennen: Das ist anders, das ist etwas Besonderes, hier kann ich über Dinge nachdenken, die ich in meiner Organisation nicht denken könnte, und ich kann Menschen treffen, die ich anderswo nicht treffen würde.

Kernprozess 2: Eine kreative Gemeinschaft aufbauen

In diesem Kernprozess geht es um die aktive Entwicklung einer Gemeinschaft rund um Innovation und Mobilität – in erster Linie durch ein gemeinsames Ziel, aus dem heraus Mobilitätsinnovationsprojekte entstehen. Er erfordert aber auch besondere soziale Rituale und Artefakte (Learning Journeys, Mobilitätsmanifest, besondere Veranstaltungsformate usw.).

Damit dieser Kernprozess funktioniert, müssen sich Personen aus dem ÖBB Open Innovation Team darum kümmern, die besten Mitglieder für Innovationsteams zu suchen, zu verbinden und konsequent zu unterstützen. Heterogene Teams (Bildung, Organisationen, Interessen) brauchen nämlich Zeit und Raum, um ein gemeinsames Mindset und einen von allen getragenen Innovationsansatz „auszuhandeln“.

Die Open Innovation Factory macht dies möglich. Durch die Community haben alle Beteiligten Zugang zu multidisziplinärem Know-how… und sie fördert das Miteinander.

Kernprozess 3: Einen offenen Geist kultivieren

Hier geht es darum, Menschen auf ganzheitliche Weise über Innovation aufzuklären. Dies kann nicht durch traditionelle Innovationsschulungen (gemäß einem vordefinierten Kurskatalog) geschehen. Was sind Kriterien eines Angebots um offene innovative Geister zu formen?

• Sie muss projektbasiert sein, durch einen Innovationskontext ausgelöst werden und ad hoc stattfinden. 
• Die behandelten Themen sind topaktuell und werden in den ÖBB noch nicht angeboten (z.B. Training und Austausch zu Organisationstheorie, Entrepreneurship und (Innovations-)Coaching). 
• Die „Kursformate“ sind anregend und haben „Laborcharakter“, es wird viel experimentiert und das Lernen miteinander und voneinander steht im Vordergrund. 
• Das Ziel ist nicht nur das Erlernen neuer Fähigkeiten und Methoden, sondern auch die Ermöglichung persönlicher Veränderungen auf der Ebene der Einstellungen und Denkweisen.

Dieser Kernprozess soll auch Menschen anziehen, die nicht an Projekten arbeiten. Er verleiht dem Raum einen pulsierenden und lebendigen Geist. Das Gelernte wird sofort in Projekten angewandt und/oder in die Welt und in die eigene Organisation hinausgetragen.

Kernprozess 4: Projekte ko-kreativ und gemeinschaftlich umsetzen

Wie können wir Antworten auf komplexe globale Probleme finden und Innovationen für eine unsichere, unvorhersehbare und sich ständig verändernde Zukunft entwickeln?

„… Innovation ist nicht so sehr von der kreativen Tätigkeit eines einzelnen Akteurs/Innovators abhängig. Wir sollten die Dinge andersherum betrachten: wenn wir eine sich entfaltende Realität ergebnisoffen und zielgerichtet gestalten wollen, müssen wir anerkennen, dass wir die epistemische Kontrolle aufgeben und uns auf einen emergenten Prozess des “gemeinsamen Werdens” und des “gemeinsamen Gestaltens” mit Zukunftspotenzialen einlassen müssen.“

Markus Peschl

Die Gemeinschaft konzentriert sich darauf, zukunftsweisende Themen der Mobilität zu identifizieren und Projekte zu entwickeln, um die Zukunft zu gestalten. Die Ergebnisse solcher Projekte sollen einen gesellschaftlichen Wert schaffen und über den Nutzen für den Einzelnen hinaus wirksam sein.

Traditionelle Innovationsansätze sind dafür nicht das richtige Instrument, da sie von vornherein stark lösungsorientiert sind oder sich oft auf bestehende Nutzer konzentrieren.

Dieser Kernprozess zielt darauf ab, Raum zu schaffen, um das Bestehende zu unterbrechen. Er zielt darauf ab, ein „Ökosystem“ zu schaffen, in dem mehrere wichtige Akteure und Lösungen (Produkte, Dienstleistungen, Geschäftsmodelle usw.) vorangebracht werden können.

Dieser Kernprozess ist ziemlich „knifflig“ und das ÖBB Open Innovation Team arbeitet derzeit an der Definition des richtigen Innovationsansatzes, um eine Explorationsphase in den Innovationsprozess zu integrieren: Hier geht es darum, „von der Zukunft zu lernen“, Potenziale zu erkennen, die richtigen Forschungsfragen zu formulieren und hochrelevante Themen (>10 Jahre) festzulegen.

Kernprozess 5: Mobilitätsinnovationen in die Welt bringen

Innovationsprojekte brauchen zu Beginn einen „sicheren Raum“, damit neu entstehendes Wissen (Intuitionen, Potenziale) geschärft, entwickelt und getestet werden kann. Irgendwann ist es jedoch an der Zeit, die Innovation in die Welt zu tragen. 

Dies ist eine kritische Phase, in der das Neue oft an der Dominanz des Bestehenden zu scheitern droht (z. B. weil es nicht verstanden wird, weil es beängstigend ist, weil es zu schwer umsetzbar erscheint usw.). Diese Phase erfordert eine sehr spezifische und gezielte Unterstützung und die Einbeziehung der relevanten Interessengruppen.

Dieser Kernprozess ist wichtig, weil er ein starkes Bindemittel für die Mobilitätsgemeinschaft ist (Gemeinschaften lösen sich oft auf, weil nichts Greifbares herauskommt oder keine Wirkung erzielt wird).

Wenn das Ziel der Gemeinschaft darin besteht, einen sozialen Nutzen zu schaffen, muss der Schwerpunkt darauf liegen, die Ergebnisse der Projekte in die Gesellschaft (Öffentlichkeit, Unternehmen, Universitäten usw.) zu tragen. Bei den Ergebnissen handelt es sich jedoch nicht nur um Produkte oder Dienstleistungen, sondern auch um veränderte Verhaltensweisen, Einstellungen oder Wertesysteme.

Space Design und Zoning for Impact

Sabine Prettenhofer ist die Kuratorin des ÖBB Innovation Space. Sie ist erst Ende 2022 zum Open Innovation Team gestoßen und hat daher die Entstehung des Raums nicht im Detail miterlebt.

Als ich mit ihr über das Kernprozessmodell und dessen Zusammenhang mit dem Raum sprach, war ihre erste Reaktion: „Jetzt bin ich wirklich erleichtert, dass es einen so fundierten Hintergrund für das gibt, was ich zum Teil schon intuitiv mache. Das eröffnet eine ganz neue Perspektive, wie wir die Factory entwickeln können“.

Und dann erzählt Sabine von einer Studentin von der Technischen Universität Wien, die jede Woche in die Factory kommt. Sie bringt immer andere Studenten mit und sie arbeiten an Projekten zur Planung des öffentlichen Raums. 

Und Sabine erzählt vom Verein „Platz für Wien“, der sich hier einmal in der Woche trifft. „Die müssten sonst ins Kaffeehaus gehen, weil sie kein Budget für ein Büro haben, und hier haben sie perfekte Arbeitsbedingungen.“ 

Sabine ist begeistert, dass die ÖBB solchen Menschen und Initiativen Raum bieten: „Es ist wichtig, dass es solche Orte für Menschen und Institutionen gibt, die Projekte vorantreiben, die für uns alle wichtig sind.“

Zonierung

Ausgehend von den Bestandsplänen und den geplanten Kernaktivitäten haben wir uns an die Zonierung des Raumes gemacht: 

• Wo sollte jeder Kernprozess stattfinden? Und warum?
• Müssen einige von ihnen nebeneinander liegen?
• Welche Atmosphäre und Qualitäten soll jede Zone haben? Laut – leise, offen – geschlossen, anregend – beruhigend? 
• Wo sollten die einzelnen Zonen sein?
• Müssen einige von ihnen nebeneinander liegen?
• Welche Atmosphäre und Qualitäten sollte jede Zone haben? Laut – leise, offen – geschlossen, anregend – beruhigend? 
• Wo sollen die einzelnen Zonen ineinander übergehen? 
• Wie sollen die Übergänge gestaltet werden – klar abgrenzend oder fließend? 
• Wie kann die Gestaltung Orientierung und Klarheit über den Zweck des Raumes geben?

Diese Arbeitsweise vermittelt uns ein Gefühl für den gesamten Raum und hilft uns zu prüfen, wie kognitive und soziale Prozesse integriert sind. In dieser Phase gehen wir sehr ins Detail, aber nicht, wie es oft der Fall ist, mit Vorschlägen für die Anordnung der Möbel. 

Wir denken im Detail über mögliche menschliche Interaktionen nach und planen „Kollisionen des Wissens“. Wir entwerfen den Raum als kognitive und emotionale Landkarte der zukünftigen Nutzer. 

Zu diesem Zweck erstellen wir auch Moodboards, die die wichtigsten Aktivitäten der einzelnen Bereiche und die am häufigsten anzutreffenden Nutzer sowie Designelemente, Farbschemata und allgemein die gewünschte Atmosphäre enthalten.

Denn genau wie in einer Stadt bewegen wir uns in einem Büroraum nicht nur aufgrund von faktischen Markierungen (Straßennamen, Hausnummern usw.). Unsere Wege werden maßgeblich emotional und körperlich gesteuert, indem wir unbewusst auf Fragen wie „Wie riecht es in einer bestimmten Umgebung?“, „Ist es dort hell oder dunkel?“ oder „Fühle ich mich lebendig?“ reagieren.

Prototyping, Herausforderungen und zukünftige Nutzerbedürfnisse

Wir widmeten uns dann den Nutzeranforderungen, Möbelplänen und Gebäudespezifikationen. Diese Projektphase war (wie fast immer bei Raumplanungsprojekten) durch ein „Hin und Her“ zwischen dem Kunden, den künftigen Nutzern, dem Architekten, den Subunternehmern usw. gekennzeichnet. Unserer Erfahrung nach führt dies häufig zu Interessenkonflikten. 

Projekte geraten in dieser Phase oft ins Stocken, oder es werden Entscheidungen revidiert und Details in scheinbar endlosen Diskussionen verhandelt. Dies geschieht, weil die Frage „Was soll hier wie passieren?“ im Vorfeld oft nicht beantwortet wurde. 

Das Kernprozessmodell und die Moodboards gaben Orientierung und dienten als Korrektiv im Entscheidungsprozess. 

Wir betrachten das Prototyping von Möbeleinstellungen und Arbeitsabläufen als einen wichtigen Teil der Gestaltung eines funktionalen Raums. Für die ÖBB Innovation Factory war der Projektraum ein Ort, den wir im Detail prototypisieren wollten.

Basierend auf dem Kernprozess „Co-Creating Projects Together With the Community“ schlugen wir also ein räumliches Setting vor, das die Schaffung mehrerer Projektinseln ermöglicht, die verschiedenen Projektteams der ÖBB und der Community für mehrere Wochen, Monate oder sogar Jahre einen Arbeitsplatz bieten. Die Idee war, nicht getrennte, feste Räume zu haben, sondern dass sich ein Projektteam eine kleine Insel schafft, die mit dem Projekt wachsen kann. Diese Insel sollte einerseits als Homebase für die Projektmitglieder dienen, aber auch eine Kommunikationsfunktion nach außen haben. Das heißt, andere Projektteams sollten sich z.B. durch Aushänge über das Projekt informieren können. Der Leitgedanke war, dem Projektteam das zur Verfügung zu stellen, was es in diesem Moment braucht. 

Obwohl unser Kunde die Idee der Projektinseln sehr interessant fand, entschied er sich letztlich, diesen Bereich der Open Innovation Factory unvollendet zu lassen. 

Und warum? Weil ihnen noch nicht klar war, wie viele Projektteams tatsächlich an diesem Bereich interessiert sein würden und welche Unterstützungsleistungen das Open Innovation Team anbieten könnte. 

Wir hielten das für eine mutige Entscheidung – und sie hat sich als richtig erwiesen. Jetzt ist die Nachfrage nach diesem Raum groß, und die Projektteams entwerfen ihre eigenen Projektinseln aus den vorhandenen Möbeln, die das Open-Innovation-Team zur Verfügung stellt. 

Das ist eine wunderbare Gelegenheit zu beobachten, was die Teams wirklich brauchen, und dann die Möbel entsprechend einzurichten.

Während dieser Monate waren unser Architekt Didi und unsere Interior Designerin Isi mindestens einmal pro Woche vor Ort, um zu koordinieren oder mitzuhelfen. Aus unserer Sicht ist dieser Aufwand für den Erfolg eines so großen Projekts absolut notwendig, denn Details sind wichtig und entscheiden oft darüber, ob und wie ein Raum von den Nutzern angenommen wird. 

Und es ist auch schon vorgekommen, dass bereits installierte Leuchten demontiert und durch angenehmere Beleuchtungskörper ersetzt wurden…

Tag der Eröffnung: Enthüllung der ÖBB-Innovationsleistung

Als die ÖBB Open Innovation Factory an ihrem offiziellen Eröffnungstag zum Leben erwacht, liegt eine elektrische Energie in der Luft. Die bunt gemischte Menge an Besuchern erkundet die Feinheiten des Welcome Space und bestaunt die überragende Präsenz des Baumriesen. Wir hören das Geflüster der Bewunderung unter den beeindruckten Gesichtern: „Dieser Raum ist einzigartig“, „Die ÖBB haben sich etwas getraut“, „Hier würde ich gerne arbeiten“.

Diese Worte sind mehr als eine Reaktion. Sie sind das Ergebnis monatelanger gemeinsamer Anstrengungen und die Verwirklichung einer kühnen Vision. Unser herzlicher Dank gilt Peter Schindlecker und seinem engagierten Team sowie all jenen, die maßgeblich dazu beigetragen haben, dieses Projekt ins Leben zu rufen. Es ist nicht nur ein Raum. Es ist ein Zeugnis für Innovation, ein Zentrum für transformative Ideen und eine Leinwand für zukünftige Möglichkeiten. Wir danken Peter und seinem Team für ihr Vertrauen und Engagement, die Zukunft der Mobilität neu zu gesalten. 

Strategische Innovation mit theLivingCore erforschen

Während wir über die erfolgreiche Zusammenarbeit bei der Entwicklung der innovativen ÖBB Open Innovation Factory nachdenken, laden wir all jene ein, über ihre eigenen Innovationsräume zu reflektieren. Wenn Sie über transformative Veränderungen in Ihrer Organisation nachdenken oder neue Möglichkeiten der Innovation erkunden möchten, vereinbaren Sie ein Gespräch mit unserem Gründer Thomas.

Erfahren Sie, wie unsere Beratungsleistungen die ÖBB gestärkt haben. Sprechen wir darüber, wie wir eine ähnliche transformative Wirkung für Ihr Unternehmen erzielen können.

Sind Sie bereit, Ihren Innovationsansatz zu revolutionieren? Vereinbaren Sie jetzt ein Einführungsgespräch mit Thomas und begeben Sie sich auf eine Reise der strategischen Innovation.